MEETING REPORT
Il Meeting Report è lo strumento che serve per tracciare tutte le riunioni. L’obiettivo è definire in modo preventivo gli argomenti, impegnando l’agenda in modo efficiente e durante il meeting formalizzare chi farò cosa e in che tempi.
Il Meeting Report deve essere strutturato in 6 aree:
- Informazioni generali:
- Titolo progetto
- numero del meeting
- data del meeting
- status del meeting
- durata complessiva prevista del meeting
- Partecipanti:
- elenco dei partecipanti previsti
- certificazione delle presenze (spunta)
- Attività scelte:
- descrizione sintetica argomento
- relatore/i
- argomenti trattati
- tempo
- spunta a fine argomentazione
- Azioni da svolgere concordate:
- area
- attività
- chi
- data inizio
- data fine prevista
- giorni mancanti (data fine – data prevista con avviso vicino al termine)
- stato % avanzamento attività
- Avanzamento lavori:
- KPI
- iniziali
- target
- attuali
- attività completate al 100% …of…
- partecipazione al meeting … of …
- Punti critici o d’attenzione da riportare
- elenco punti critici
Ogni incontro deve essere seguito da compilazione puntuale del meeting report, il quale deve essere allegato all’incontro successivo in modo che tutti i componenti del Team possano visionarlo e organizzarsi per le proprie attività.