A3

Per capire se un progetto di miglioramento ha senso o meno farlo dobbiamo essere bravi nel descriverlo in un solo foglio e con poche parole… in questo ci può aiutare uno strumento chiamato “A3”. Il nome dello strumento nasce dal fatto che dobbiamo descrivere il tutto in un unico foglio di 29×42 cm per avere una visione di insieme del progetto. Normalmente si divide il foglio in 5/6 quadranti e il flusso logico di lettura va dall’angolo in alto a sinistra all’angolo in basso a destra e ogni riquadro conduce al successivo.

Presentazione standard3

Un errore da evitare è esagerare con grafici fantasiosi e portando nell’A3 una marea di informazioni per far bella figura con i colleghi… Lo scopo dello strumento è raggiungere una comprensione condivisa di una questione cruciale, in modo da poter risolvere i problemi e ottenere dei risultati.

Ricordiamoci anche di non fissarci sul modulo… può essere cambiato per soddisfare esigenze e standard aziendali, deve essere semplicemente un modo di pensare… i giapponesi lo chiamano “la strada del pensiero”

Il pensiero che dovrebbe scatenare in noi dovrebbe essere:

  • ha senso?
  • è interessante e coinvolgente?
  • mi stimola a fare cose che altrimenti non avrei preso in considerazione?

L’A3 dovrebbe seguirci per tutto il progetto e alla fine definisce il piano d’azione.

Molte volte si ha troppa fretta nel compilarlo invece è essenziale ripercorre quattro step:

  1.  Quali sono le “perdite” che vogliamo migliorare? (che cosa stiamo provando a migliorare)
  2. Che cosa ci impedisce di raggiungere il nostro obiettivo? (Utilizzare diagramma a causa-effetto “spina di pesce” identificando tutte le cause presunte)
  3. Quali sono le cause in ordine di importanza? (Utilizzare i grafici a Pareto classificando le cause derivate dal diagramma causa-effetto)
  4. Quali azioni ci permettono di fronteggiare le cause più importanti? (Utilizzare A3 per definire il “macro” piano d’azione)

STRATEGY DEPLOYMENT:

PDCA (2)

I risultati estratti dai quattro step vengono espressi nell’A3. Non definire un Gap, le cause, gli effetti e la loro priorità, le azioni non affronteranno le cause più importanti e questo sarà il motivo principale di un fallimento del progetto.

PROJECT FORM (A3-figli)

I piani d’azione possono essere espressi con i “Project Form”. Un A3 può avere uno o più piani d’azione con Leader, Team e tempistiche diverse e quindi è bene tracciare l’andamento del progetto con questo strumento. I PF posso essere brevi piani d’azione ma non serve che ci sia scritto tutto, quelle azioni che si possono fare subito devono essere omesse.

Nel PF dovrebbero esserci le seguenti informazioni:

  • LEADER del Progetto;
  • Il TEAM del Progetto e i ruoli;
  • Gli OBIETTIVI puntuali VS le PERDITE
  • La TEMPISTICA (GANTT)
  • Monitoraggio dei RISULTATI VS le PERDITE
  • Monitoraggio degli INVESTIMENTI sostenuti

project form

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